Jako odpowiedzialna organizacja, świadoma wartości informacji oraz konieczności jej właściwej ochrony, dokładamy wszelkich starań, aby rzetelnie informować o kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Szczególną wagę przykładamy do zgodności z przepisami o ochronie danych, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) dotyczącym ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz swobodnego przepływu takich danych. W związku z tym, w niniejszym dokumencie przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, metod ich gromadzenia i wykorzystywania, a także przysługujących praw osób, których dane dotyczą.

Informujemy, że Administratorem danych osobowych jest SHIVAGO SPA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, ul. AUGUSTYNA SZAMARZEWSKIEGO 21, 60-514 POZNAŃ, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000983589, posiadająca numer NIP: 6572972121, REGON: 522637791, zwana dalej„Administratorem”.

We wszystkich sprawa związanych z ochroną danych osobowych, można skontaktować się pod adresem e-mail: administracja@shivago.pl.

Państwa dane mogą być udostępniane innym spółkom wchodzącym w skład grupy Shivago w celu zapewnienia poprawnej współpracy wewnętrznej, usprawnienia procesów operacyjnych oraz realizacji działań administracyjnych. Podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na usprawnieniu działalności operacyjnej i zapewnieniu wysokiej jakości usług. W przypadku takiego udostępniania dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów, z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Szczególną wagę przywiązujemy do ochrony prywatności naszych kontrahentów, partnerów, podwykonawców i współpracowników. Jednym z kluczowych elementów tej ochrony jest zapewnienie bezpieczeństwa praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.

Zapewniamy, że Państwa dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, a także przepisami szczególnymi – m.in. ustawą o rachunkowości.

SHIVAGO SPA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, korzystamy też z usług podmiotów przetwarzających, o których mowa w art. 4 pkt. 8 RODO – przetwarzają one dane osobowe w imieniu Administratora (są to np. firmy informatyczne, dostawcy oprogramowania).

W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych, wdrażamy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, dostosowane do poziomu ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych – z uwzględnieniem zarówno prawdopodobieństwa jego wystąpienia, jak i potencjalnej wagi zagrożenia.

Nasze działania w zakresie ochrony danych opierają się na wewnętrznych politykach i procedurach, a także na regularnych szkoleniach, które systematycznie podnoszą wiedzę oraz kompetencje naszych pracowników i współpracowników.

Dane osobowe naszych kontrahentów i zleceniobiorców wykorzystujemy w celu realizacji umowy oraz świadczenia naszych usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W niektórych sytuacjach przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na nas jakoAdministratorze. Takie obowiązki wynikają np. z przepisów kodeksu cywilnego czy ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Przetwarzanie może być także niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, czego przykładem jest dochodzenie roszczeń z prowadzonej przez nas działalności gospodarczej.

Prowadzimy także działalność marketingową i w jej ramach staramy się dotrzeć do jak najszerszego grona zainteresowanych, by zapewnić im aktualne informacje o naszych usługach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dokładamy staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, aby dane te były:

Podejmujemy odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie udzielićPaństwu wszelkich stosownych informacji oraz prowadzić zPaństwem wszelką komunikację w sprawie przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją przysługującego Państwu prawa do:

Jeżeli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, przysługuje Państwu prawo do jej wycofania. Zgoda może być wycofana w każdej chwili, co nie wpływa na legalność przetwarzania dokonywanego przed jej wycofaniem.

Bezpieczeństwo Państwa danych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Państwa dane osobowe naruszamy przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacji udzielamy na piśmie lub w inny sposób, w tym – w stosownych przypadkach – elektronicznie. Jeżeli tego zażądasz, informacji możemy udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzimy Państwa tożsamość. Jeśli przekażesz swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także zostaną przekazane elektronicznie, chyba że wskażesz nam inną preferowaną formę komunikacji.

Informacji staramy się udzielać niezwłocznie – z zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania. Jednak w każdym przypadku, w terminie miesiąca od otrzymania żądania poinformujemy Państwa o podjętych działaniach i (w stosownych przypadkach) o przedłużeniu terminu,
z podaniem przyczyny takiego opóźnienia.

Możemy przekazywać Państwa dane osobowe firmom lub innym, godnym zaufania partnerom biznesowym, którzy świadczą usługi w naszym imieniu. Jeżeli współpracujemy z podmiotami, które
w naszym imieniu przetwarzają dane osobowe, korzystamy wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Szczegółowo sprawdzamy podmioty, którym powierzamy przetwarzanie Państwa danych. Zawieramy z nimi szczegółowe umowy, a także dokonujemy okresowych kontroli zgodności operacji przetwarzania z treścią takie umowy i przepisami prawa.

Państwa dane osobowe mogą otrzymywać:

Aby sprostać wymogom prawa, opracowaliśmy szczegółowe procedury obejmujące takie zagadnienia jak m.in.:

Regularnie sprawdzamy i aktualizujemy naszą dokumentację, by móc wykazać spełnienie wymagań prawa zgodnie ze sformułowaną w RODO zasadą rozliczalności, ale też w trosce o interesy osób, których dane dotyczą staramy się inkorporować do niej najlepsze praktyki rynkowe.

Dane osobowe przechowujemy w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Po upływie takiego okresu dane anonimizujemy (pozbawiamy cech umożliwiających zidentyfikowanie danej osoby) albo usuwamy. W procedurze retencji zapewniamy ograniczenie okresu przechowywania danych osobowych do ścisłego minimum.

Okres przetwarzania danych określamy w pierwszej kolejności na podstawie przepisów prawa (np. czas przechowywania dokumentów rachunkowych), a także usprawiedliwionego interesuAdministratora (np. działalność marketingowa). Polityka retencji obejmuje zarówno dane przetwarzane w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Okres przechowywania danych osobowych, uzależniony jest przede wszystkim od celu, dla którego dane są zbierane, zgodnie z poniższymi kryteriami:

Zapewniamy, by każda osoba działająca z naszego upoważnienia i mająca dostęp doPaństwadanych osobowych przetwarzała je wyłącznie na nasze polecenie, chyba że inne wymagania wynikają z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.

Niniejszy dokument może być uzupełniany lub uaktualniany zgodnie z bieżącymi potrzebami Administratora w celu zapewnienia aktualnej i rzetelnej informacji. O wszelkich zmianach Administrator poinformuje poprzez publikację nowej wersjidokumentu za pośrednictwem stronywww.shivago.pl

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) tak, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje.