Jako odpowiedzialna organizacja, świadoma wartości informacji oraz konieczności jej właściwej ochrony, dokładamy wszelkich starań, aby rzetelnie informować o kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Szczególną wagę przykładamy do zgodności z przepisami o ochronie danych, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) dotyczącym ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz swobodnego przepływu takich danych. W związku z tym, w niniejszym dokumencie przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, metod ich gromadzenia i wykorzystywania, a także przysługujących praw osób, których dane dotyczą.

Informujemy, że Administratorem danych osobowych jestSHIVAGO SPA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, ul. AUGUSTYNA SZAMARZEWSKIEGO 21, 60-514 POZNAŃ, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000983589, posiadająca numer NIP: 6572972121, REGON: 522637791, zwana dalej „Administratorem”.

We wszystkich sprawa związanych z ochroną danych osobowych, można skontaktować się pod adresem e-mail: administracja@shivago.pl.

Państwa dane mogą być udostępniane innym spółkom wchodzącym w skład grupy Shivago w celu zapewnienia poprawnej współpracy wewnętrznej, usprawnienia procesów operacyjnych oraz realizacji działań administracyjnych. Podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na usprawnieniu działalności operacyjnej i zapewnieniu wysokiej jakości usług. W przypadku takiego udostępniania dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów, z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa.

1. Informacje ogólne

Szczególną wagę przywiązujemy do ochrony prywatności naszych kontrahentów, partnerów, podwykonawców i współpracowników. Jednym z kluczowych elementów tej ochrony jest zapewnienie bezpieczeństwa praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.

Zapewniamy, że Państwa dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, a także przepisami szczególnymi – m.in. ustawą o rachunkowości.

SHIVAGO SPA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, korzystamy też z usług podmiotów przetwarzających, o których mowa w art. 4 pkt. 8 RODO – przetwarzają one dane osobowe w imieniu Administratora (są to np. firmy informatyczne, dostawcy oprogramowania).

W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych, wdrażamy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, dostosowane do poziomu ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych – z uwzględnieniem zarówno prawdopodobieństwa jego wystąpienia, jak i potencjalnej wagi zagrożenia.

Nasze działania w zakresie ochrony danych opierają się na wewnętrznych politykach i procedurach, a także na regularnych szkoleniach, które systematycznie podnoszą wiedzę oraz kompetencje naszych pracowników i współpracowników.

1. Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna

Dane osobowe naszych kontrahentów i zleceniobiorców wykorzystujemy w celu realizacji umowy oraz świadczenia naszych usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W niektórych sytuacjach przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na nas jako Administratorze. Takie obowiązki wynikają np. z przepisów kodeksu cywilnego czy ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Przetwarzanie może być także niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, czego przykładem jest dochodzenie roszczeń z prowadzonej przez nas działalności gospodarczej.

Prowadzimy także działalność marketingową i w jej ramach staramy się dotrzeć do jak najszerszego grona zainteresowanych, by zapewnić im aktualne informacje o naszych usługach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

• Na jakich zasadach przetwarzamy Państwa dane

Dokładamy staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, aby dane te były:

1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą,
2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej
   w sposób niezgodny z tymi celami,
3. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne dla realizacji celów, w których są przetwarzane,
4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane. Podejmujemy działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane,
5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania,
6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą lub zniszczeniem.

1. Jakie prawa Ci przysługują

Podejmujemy odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie udzielić Państwu wszelkich stosownych informacji oraz prowadzić z Państwem wszelką komunikację w sprawie przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją przysługującego Państwu prawa do:

1. informacji udzielanych przy pozyskiwaniu danych osobowych,
2. informacji udzielanych na wniosek – o tym, czy dane są przetwarzane, oraz innych kwestiach określonych w art. 15 RODO, w tym prawa do kopii danych,
3. sprostowania danych,
4. bycia zapomnianym,
5. ograniczenia przetwarzania,
6. przenoszenia danych,
7. sprzeciwu,
8. niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu),
9. informacji o naruszeniu ochrony danych.

Jeżeli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, przysługuje Państwu prawo do jej wycofania. Zgoda może być wycofana w każdej chwili, co nie wpływa na legalność przetwarzania dokonywanego przed jej wycofaniem.

Bezpieczeństwo Państwa danych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Państwa dane osobowe naruszamy przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

1. Jak będziemy się z Państwem kontaktować

Informacji udzielamy na piśmie lub w inny sposób, w tym – w stosownych przypadkach – elektronicznie. Jeżeli tego zażądasz, informacji możemy udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzimy Państwa tożsamość. Jeśli przekażesz swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także zostaną przekazane elektronicznie, chyba że wskażesz nam inną preferowaną formę komunikacji.

1. W jakim terminie spełnimy Państwa żądanie

Informacji staramy się udzielać niezwłocznie – z zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania. Jednak w każdym przypadku, w terminie miesiąca od otrzymania żądania poinformujemy Państwa o podjętych działaniach i (w stosownych przypadkach) o przedłużeniu terminu,
z podaniem przyczyny takiego opóźnienia.

• Informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców

Możemy przekazywać Państwa dane osobowe firmom lub innym, godnym zaufania partnerom biznesowym, którzy świadczą usługi w naszym imieniu. Jeżeli współpracujemy z podmiotami, które
w naszym imieniu przetwarzają dane osobowe, korzystamy wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Szczegółowo sprawdzamy podmioty, którym powierzamy przetwarzanie Państwa danych. Zawieramy z nimi szczegółowe umowy, a także dokonujemy okresowych kontroli zgodności operacji przetwarzania z treścią takie umowy i przepisami prawa.

Państwa dane osobowe mogą otrzymywać:

1. podmioty i organy upoważnione do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów prawa,
2. banki w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
3. podmioty zapewniające dostawę oprogramowania,
4. firmy zapewniające obsługi kadrowe i księgowe,
5. dostawcy usług chmurowych,
6. dostawcy usług internetowych,
7. firmy obsługujące płatności elektroniczne,
8. kancelarie prawne świadczące usługi doradcze,
9. operatorzy systemów rezerwacyjnych online.

• Jak dbamy o przetwarzanie Państwa danych

Aby sprostać wymogom prawa, opracowaliśmy szczegółowe procedury obejmujące takie zagadnienia jak m.in.:

1. ochrona danych w fazie projektowani i domyślna ochrona danych,
2. ocena skutków dla ochrony danych,
3. notyfikacja naruszeń,
4. prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych,
5. retencja danych,
6. realizacja praw osób, których dane dotyczą.

Regularnie sprawdzamy i aktualizujemy naszą dokumentację, by móc wykazać spełnienie wymagań prawa zgodnie ze sformułowaną w RODO zasadą rozliczalności, ale też w trosce o interesy osób, których dane dotyczą staramy się inkorporować do niej najlepsze praktyki rynkowe.

1. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane

Dane osobowe przechowujemy w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Po upływie takiego okresu dane anonimizujemy (pozbawiamy cech umożliwiających zidentyfikowanie danej osoby) albo usuwamy. W procedurze retencji zapewniamy ograniczenie okresu przechowywania danych osobowych do ścisłego minimum.

Okres przetwarzania danych określamy w pierwszej kolejności na podstawie przepisów prawa (np. czas przechowywania dokumentów rachunkowych), a także usprawiedliwionego interesu Administratora (np. działalność marketingowa). Polityka retencji obejmuje zarówno dane przetwarzane w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Okres przechowywania danych osobowych, uzależniony jest przede wszystkim od celu, dla którego dane są zbierane, zgodnie z poniższymi kryteriami:

1. okres realizacji umowy o współpracę/zlecenia – w przypadku przetwarzania danych w celu zawarcia oraz realizacji umowy o współpracę,
2. okres niezbędny do rozpatrzenia złożonej reklamacji – w przypadku przetwarzania danych
   w celu obsługi procesu składanych reklamacji,
3. do momentu rozstrzygnięcia sporu / rozliczenia stron, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia roszczeń – w przypadku przetwarzania danych w celu dochodzenia roszczeń
   i podejmowania działań o charakterze windykacyjnym,
4. do momentu wniesienia sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych w celu badania poziomu satysfakcji wśród Klientów Administratora oraz marketingu bezpośredniego (wysyłania informacji handlowych).

1. Upoważnienia

Zapewniamy, by każda osoba działająca z naszego upoważnienia i mająca dostęp do Państwa danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na nasze polecenie, chyba że inne wymagania wynikają z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.

1. Zmiany w dokumencie

Niniejszy dokument może być uzupełniany lub uaktualniany zgodnie z bieżącymi potrzebami Administratora w celu zapewnienia aktualnej i rzetelnej informacji. O wszelkich zmianach Administrator poinformuje poprzez publikację nowej wersji dokumentu za pośrednictwem stronywww.shivago.pl

• Przetwarzanie danych w sposób zautomatyzowany

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) tak, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje.