Jako odpowiedzialna organizacja, która ma świadomość, że informacja ma określoną wartość
i stanowi zasób wymagający właściwej ochrony, zależy nam na należytym informowaniu o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu, w niniejszym dokumencie przedstawiamy kluczowe informacje o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów, których dane dotyczą.

1.Kto jest Administratorem danych:

Informujemy, że Administratorem danych osobowych jestSHIVAGO SPA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, ul. AUGUSTYNA SZAMARZEWSKIEGO 21, 60-514 POZNAŃ, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000983589, posiadającą numer NIP: 6572972121, REGON: 522637791, zwana dalej„Administratorem”.

We wszystkich sprawa związanych z ochroną danych osobowych, można skontaktować się pod adresem e-mail:administracja@shivago.pl.

Państwa dane mogą być udostępniane innym spółkom wchodzącym w skład grupy Shivago w celu zapewnienia poprawnej współpracy wewnętrznej, usprawnienia procesów operacyjnych oraz realizacji działań administracyjnych. Podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na usprawnieniu działalności operacyjnej i zapewnieniu wysokiej jakości usług. W przypadku takiego udostępniania dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów, z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa.

2.Cele przetwarzania danych:

Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbędzie się w celach:

1. zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy o pracę,
2. wykonywania obowiązków wynikających z Kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, w tym prowadzenia oraz archiwizacji akt osobowych,
3. profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego,
4. wykonywania czynności związanych z obowiązkami i odpowiedzialnością pracownika, zakazem konkurencji, kwalifikacjami zawodowymi pracownika, w tym realizacją szkoleń,
5. zarządzania personelem, planowania i analizy zatrudnienia, zarządzania mieniem powierzonym pracownikowi, wypłat i zarządzania wynagrodzeniami, przydzielania zadań, oceny pracownika,
6. zarządzania wynikami pracy,
7. zarządzania rozwojem,
8. wykonywania czynności związanych z ewentualną odpowiedzialnością porządkową pracowników, odpowiedzialnością pracowników za szkodę wyrządzoną pracodawcy, odpowiedzialnością pracowników za mienie powierzone pracownikowi, w tym ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń,
9. wykonywania obowiązków wynikających z przepisów o: ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości, powszechnym obowiązku obrony oraz z innych zobowiązań wywodzących się z obowiązujących regulacji,
10. organizowania i współfinansowanie dodatkowych świadczeń dla pracowników oraz dla członków rodziny lub partnerów pracowników,
11. zapewnienia bezpieczeństwa na terenie należącym do Administratora,
12. zapewnienia ochrony informacji oraz przestrzegania tajemnic zawodowych,
13. obsługi finansowej, administracyjnej oraz informatycznej, w tym założenia i utrzymywania kont w systemach informatycznych oraz umożliwienie zdalnej pracy,
14. udostępniania danych podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym podanie jest niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
15. przekazywania danych osobowych kontrahentom i klientom w celu realizacji usług,
16. kontaktowych, w tym oceny i ewaluacji wykonywanej pracy także po zakończeniu zatrudnienia,
17. dochodzenia lub ochrony przed roszczeniami związanych z zawartą umową,
18. organizacji wydarzeń, konkursów, szkoleń, działalności promocyjnej i marketingowej, a także projektów – w których możliwe będzie podanie dodatkowych informacji za zgodą pracownika.

3.Podstawa prawna przetwarzania danych:

1. niezbędność do zawarcia i wykonywania umowy o pracę, w tym korzystania z praw i wykonywania obowiązków pracownika lub pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
2. przepis prawa:
   • w zakresie obowiązków wynikających z tych przepisów, w tym prawa pracy, przepisów
     o ubezpieczeniu społecznym, bezpieczeństwa i higieny pracy, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, rachunkowości, powszechnym obowiązku obrony (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
   • w zakresie wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego
     i ochrony socjalnej (art. 9 ust. 2 lit. b RODO),
   • przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego (art. 9 ust. 2 lit. h RODO).
3. prawnie uzasadnione interesy administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) tj. m.in.:
   • zapewnianie bezpieczeństwa na terenie należącym do Administratora, gdzie uzasadnionym interesem jest zagwarantowanie bezpieczeństwa,
   • zarządzanie rozwojem oraz zasobami ludzkimi, w tym podnoszenie kwalifikacji, gdzie uzasadnionym interesem jest dbanie o jak najwyższy poziom kadry zarządzającej oraz pozostałych zatrudnionych,
   • zarządzanie rozwojem, gdzie dane mogą być wykorzystane w procesie profilowania umożliwiającego optymalne wykorzystanie potencjału osób zatrudnionych,
   • przekazanie danych osobowych w związku ze świadczeniami dodatkowymi (ubezpieczenie, aktywność sportowa i inne), gdzie uzasadnionym interesem jest zagwarantowanie jak najlepszych warunków pracy osobom zatrudnionym,
   • przekazywanie danych osobowych kontrahentom i klientom, gdzie uzasadnionym interesem jest realizacja usług,
   • przetwarzanie danych w celach kontaktowych, w tym oceny i ewaluacji wykonywanej pracy także po zakończeniu zatrudnienia, gdzie uzasadnionym interesem jest wymiana informacji
     i budowanie wizerunku pracodawcy,
   • dochodzenie lub ochrona przed roszczeniami związanych z zawartą umową, gdzie uzasadnionym interesem jest możliwość dochodzenia i ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.
4. zgoda w zakresie szerszym niż wynikający z przepisów prawa pracy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) tj. m.in. do wykorzystania wizerunku w związku z jego publikacją w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. poczta elektroniczna); organizacji wydarzeń, konkursów, szkoleń, działalności promocyjnej i marketingowej, a także projektów – w których możliwe będzie podanie dodatkowych informacji za zgodą pracownika lub w zakresie przetwarzania danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO m. in. wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy pracownika.

4.Okres przechowywania danych:

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres zatrudnienia, a następnie przez okres wskazany przez przepisy prawa pracy i inne przepisy szczególne m.in.: ustawy o rachunkowości, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych.

W razie przetwarzania danych osobowych w oparciu o wyrażoną przez Pani/Pana zgodę, Administrator będzie przechowywał dane do momentu wycofania zgody.

Administrator zakończy przetwarzanie danych zbieranych w oparciu o jej prawnie uzasadniony interes, po ustaniu okresów retencji.

 5.Odbiorcy danych:

Odbiorcą Pani/Pana danych mogą być:

1. podmioty trzecie w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych np. usługi wspólne dla kadr, dostarczanie szkoleń i kursów zawodowych, rekrutacji i zarządzania kadrami, wsparcie i utrzymanie infrastruktury IT, doradztwo prawne, analiza zachowań użytkowników, obsługa zamówień, weryfikacja zgodności (audyty), szkolenia i rozwój – przy czym takie podmioty przetwarzają dane jako podwykonawcy, na podstawie umowy z pracodawcą i wyłącznie zgodnie
   z jego poleceniami, tj. np.: kontrahenci, klienci, niezależni zewnętrzni przedstawiciele, usługodawcy, dostawcy, partnerzy, dystrybutorzy, wykonawcy usług pocztowych i operacyjnych, zarządzania dokumentacją,
2. podmioty trzecie oferujące dodatkowe świadczenia dla pracowników oraz podmioty uczestniczące w organizacji podróży służbowych,
3. organy ścigania i organy państwowe, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa.

Pani/Pana dane osobowe mogą być również przekazane Zamawiającemu, w ramach składania przez Administratora ofert dot. zamówień publicznych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

6.Prawa osoby, której dane dotyczą:

Posiada Pani/Pan prawo do:

1. dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
2. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora,
3. wycofania w każdej chwili zgody w zakresie, w jakim jest ona podstawą przetwarzania Pani/Pana danych,
4. przenoszenia danych osobowych,
5. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan,
   że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

7.Informacja o obowiązku podania danych i skutkach ich niepodania:

Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa jest obowiązkowe, a skutkiem ich niepodania będzie brak możliwości realizacji stosunku pracy. Podanie pozostałych danych osobowych jest dobrowolne, a skutkiem odmowy ich podania będzie brak możliwości realizacji poszczególnych celów wskazanych wyżej.

8.Zmiany w dokumencie:

Niniejszy dokument może być uzupełniany lub uaktualniany zgodnie z bieżącymi potrzebami Administratora w celu zapewnienia aktualnej i rzetelnej informacji.